Wenn Belege zum Selbstläufer werden – Wie die digitale Buchhaltung KMU das Leben einfacher macht

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Kunden akquirieren, Offerten erstellen und Aufträge abwickeln – im Berufsalltag eines Unternehmers gibt es viel zu tun. Da bleibt für Dinge wie die Buchhaltung wenig Zeit. Während grössere Unternehmen eine eigene Fachperson für diesen Bereich beschäftigen und sich richtig grosse Unternehmen ganze Abteilungen dafür leisten, sieht die Realität bei vielen KMU so aus: Während Montag bis Freitag jede Minute ins Geschäft gesteckt wird, bleibt am Ende für die Buchhaltung nur das Wochenende. So auch bei Tobias Käser. Der Allschwiler ist Inhaber der International Expo Services AG im Basler Gundeli. Zusammen mit seinem Team ist er in der internationalen Speditionslogistik tätig. «In den Anfängen meiner Firma ging so mancher Samstag dafür drauf, Rechnungen zu bezahlen.» Inzwischen sind es im Jahr etwa 3500 Rechnungen, die seine Firma bezahlen muss. Da die Firma international tätig ist, sind nur wenigen Rechnungen orangen Einzahlungsscheine beigelegt, die sich mit dem Smartphone abfotografieren liessen. «Wenn ich alle von Hand ins E-Banking eingeben muss, dauert das ewig.» Zudem sei es nicht nur einmal vorgekommen, dass statt CHF 1100.00 durch einen Vertipper CHF 11’000 überwiesen wurden.

Vollautomatische Verbuchung

Aus diesem Grund ist das Unternehmen vor eineinhalb Jahren auf die digitale Buchhaltungsplattform Accounto umgestiegen. Darüber können Belege vollautomatisch verbucht werden: Jede Rechnung wird von Accounto ausgelesen und direkt in der Buchhaltung richtig verbucht. «Wenn wir nun Rechnungen erhalten, machen wir  intern die Kontrolle, ob sie korrekt sind und senden sie dann per Scan an Acocunto.» Danach erscheinen die offenen Rechnungen auf dem Accounto-Profil der Firma. Grundsätzlich wäre es auch möglich, die physische Post direkt an Accounto umzuleiten und so auch das Öffnen und Einscannen an den Dienstleister abzugeben.

Bei unserem Besuch im Gundeli ist es eine ziemlich lange Kreditoren-Liste, die auf der Plattform aufgeführt sind. Einige davon sind vom System so markiert, dass sie als nächstes ausgeführt werden sollten. «Diese Auswahl erfolgt nach dem Fälligkeitsdatum, kann von uns aber manuell angepasst werden.»

Weniger Handarbeit

Eine Mitarbeiterin von Tobias Käser muss heute nur noch die Kreditoren auf der Plattform gegenprüfen und anschliessend zur Zahlung freigeben. Anschliessend kann im E-Banking mit 2 Klicks die Überweisung aller auf Accounto freigegebenen Rechnungen ausgelöst werden. «Das ist für uns nicht nur effizienter, sondern vermindert auch das Fehlerrisiko.»

Nicht nur das einfache Handling ist für Tobias Käser ein Pluspunkt. «Ich finde es sehr praktisch, dass wir immer direkt sehen, wie hoch die Summe aller ausgewählten Rechnungen ist.» Das Eintippen im Taschenrechner sei so definitiv überflüssig.

Auch der Jahresabschluss oder ein Zwischenabschluss für eine Finanzierung können angefordert werden. Dann sind Bilanz und Erfolgsrechnung innert weniger Tage verfügbar.

Cockpit für die Übersicht

Wenn sich Tobias Käser bei Accounto einloggt, sieht er als erstes eine Übersichtsseite das sogenannte Cockpit. «Hier sehen wir unter anderem unsere Liquidität.» Da er einen relevanten Teil seiner Rechnungen in Euro bezahlt, kommt es ihm sehr entgegen, dass er auch seine verfügbaren Währungsreserven sehen kann. «Dann merke ich automatisch, wann ich wieder Devisen nachkaufen muss.»


Die Kommunikation mit Accounto läuft hauptsächlich über das Tool. «Wenn wir ein Anliegen haben, können wir eine Aufgabe erstellen und diese dem Accounto-Team zur Bearbeitung zuweisen.» Zum Beispiel, um die Bankverbindung eines neuen Kunden zu melden. «Grundsätzlich spüre ich von Accounto im Alltag kaum was – es ist einfach eine Software, die wir im Arbeitsprozess nutzen», sagt Tobias Käser. «Es gibt sicher Leute, die es lieber haben, wenn einmal im Monat ein menschlicher Buchhalter vorbeikommt. Doch für uns ist es eine super Lösung.»

 

Mehr Informationen zur digitalen Buchhaltung für KMU:

https://www.blkb.ch/unternehmen/beratung/accounto

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Cyrille Strübin
Produktmanager Banking Services
Cyrille Strübin ist Betriebsökonom FH und arbeitet als Produktmanager bei der BLKB im Bereich Banking Services. Sein Interesse gilt den alltäglich angewendeten Bankprodukten und Dienstleistungen. Er hält stets Ausschau nach Trends und spannenden Innovationen.

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