QR-Rechnung: Selbstläufer mit Vorlaufzeit

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Das Begleichen von Rechnungen wird ab Juli 2020 deutlich einfacher. Bis es soweit ist, müssen Firmen noch einiges an Vorbereitung leisten.

Wir kennen sie von Wettbewerben auf Getränkeflaschen und Plakaten. Sie zierten das Logo des 150-Jahr-Jubiläums der BLKB und neuerdings kommen auch Parksünder in Basel-Stadt mit ihnen in Kontakt: QR-Codes. «QR» steht für «quick response», zu Deutsch «schnelle Antwort». In einem Jahr werden diese quadratischen Dinger auch im Zahlungsverkehr Einzug halten. Ab Mitte 2020 wird in der Schweiz die sogenannte QR-Rechnung eingeführt – die traditionellen roten und orangen Einzahlungsscheine werden nach einer Übergangsphase aus dem Verkehr gezogen.

Mehr Infos und weniger Aufwand

Der Vorteil des neuen Einzahlungsscheins: Mit der neuen QR-Rechnung können viel mehr Informationen mit einer Zahlung übermittelt werden. Und können bei Absender und Empfänger auch noch automatisch verbucht werden.

Warum ist das notwendig? Während beim Einkaufen inzwischen unkompliziert und kontaktlos bezahlt werden kann, ist das Begleichen von Rechnungen noch immer recht umständlich. «Mit diesen analogen Rechnungen ist die Schweiz tief im 20. Jahrhundert stecken geblieben, was sowohl für Konsumenten als auch für Firmen hohe Kosten für die Bearbeitung von Rechnungen mit sich bringt», kommentierte Wirtschaftsredaktor Jürg Müller in der NZZ.

Vorbereitung: Buchhaltungssoftware muss angepasst werden

Auch wenn der neue Einzahlungsschein vom Layout her – auffälligste Änderung ist der aufgedruckte QR-Code – an seine Vorgänger erinnert, ist die QR-Rechnung viel mehr als ein simpler Einzahlungsschein: Die codierten Informationen ermöglichen eine bessere Integration in die IT-Systeme. Das bedeutet: mehr Automatisierung. Und entsprechend weniger Fehler.

Mit der QR-Rechnung wird das Begleichen von Rechnungen zum Selbstläufer. Doch vor allem auf Seite der Firmen braucht es einige Vorlaufzeit: Sie müssen ihre Buchhaltungssoftware auf den neusten Stand bringen und für die neuen Anforderungen aufrüsten.

Weniger Admin-Aufwand, einfacheres Cash Management

Die QR-Rechnung reduziert aber nicht nur den administrativen Aufwand im Zahlungsverkehr. Sie hilft den Firmen auch ihr Cash Management effizienter zu gestalten. Je nach Angebot der Hausbank haben Unternehmen beim Liquiditätsmanagement die Wahl zwischen Sammelbuchungen, Tagesend-Kontoauszügen oder Intraday-Kontoreports.

Bedürfnisse der Firmen abgeholt

Mit Firmen, die entweder grosse Rechnungsempfänger sind oder einen hohen Rechnungsausstoss haben, wurden im Vorfeld Workshops und Interviews geführt, um ihre Bedürfnisse abzuholen. Anpassungen aus der Vernehmlassungsphase sind zum Beispiel die Einführung eines Empfangsscheins und die Perforationspflicht für papierbasierte Zahlungen. Für Unternehmen, die ihre Fakturierung auch weiterhin manuell erledigen, werden Marktlösungen eingeführt, mit denen QR-Rechnungen online erstellt und über den Drucker auf perforiertes, weisses Papier gedruckt werden können.

Vorgaben und Empfehlungen

Schon in einem Jahr ist es soweit: Ab dem 30. Juni 2020 können Rechnungssteller erste QR-Rechnungen versenden. Die alten Einzahlungsscheine können nach Ablauf einer Übergangsfrist nicht mehr eingesetzt werden. Deshalb ist es empfehlenswert, dass Firmen die Lagerbestände ihrer Rechnungsgarnituren langsam auslaufen lassen.

Zentral in der Vorbereitung ist auch, dass sie jetzt mit ihren Softwarepartnern Kontakt aufnehmen, damit das Ausstellen von QR-Rechnungen rechtzeitig sichergestellt werden kann.

Auch Unternehmen, die nicht zu den Vorreitern gehören und vorerst noch die alten Einzahlungsscheine für ihre Rechnungen verwenden, müssen am Einführungstag parat sein: Als Rechnungsempfänger müssen sie die neuen QR-Rechnungen bereits dann verarbeiten können.

Wer zum Scannen der Einzahlungsscheine Lesegeräte einsetzt, muss seinen Lieferanten kontaktieren, denn die Scanner müssen künftig die neuen QR-Rechnungen einlesen können.

Gestaltungsvorgaben und -empfehlungen für den sogenannten Zahlteil (der Bereich in der Mitte des Einzahlungsscheins) mit Swiss QR-Code finden sich im «Style Guide QR-Rechnung» von paymentstandards.ch, einer Initiative des Schweizer Finanzplatzes.

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Martin Zimmermann
Leiter Produktmanagement Basisprodukte und Zahlungsverkehr
Martin Zimmermann leitet die Abteilung Basisprodukte und Zahlungsverkehr im Produktmanagement der BLKB. Er hat sich den Themen Digitalisierung und Zahlungsverkehr-Harmonisierung verschrieben und bloggt dazu auch auf BLKBlive.

6 Kommentare

  1. Avatar

    Ich habe einige Bemerkungen resp. Fragen die in Ihrem Text nicht erwähnt werden:
    Es ist ja gut, dass die Rechnungsteller in Zukunft nur noch Rechnungen mit dem QR-Cod versenden.
    Müssen die kleinen KMU oder Privatpersonen wieder eine extra SW kaufen, zur Erstellung diese CR-Cods?
    Stellt die Bank den Privatkunden ein QR-Lesegerät zur Verfügung?
    Die Firma CERALOGIC Schwitzerland verkauft diese QR-Lesegerät für CHF 250.00 !!!!
    Sehr teuer, den mit diesem Gerät kann mann keine ander Texte oder Strichcode lesen.
    Gerne erwarte ich Ihre Stellungsnahme zu diesen Punkten.

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  2. Avatar

    Wie können Personen ohne PC & Handy ihre Zahlungen abwickeln? Was bietet die BLKB solchen Kunden an? Muss ich z.B. jetzt einen Scanner für QR kaufen?

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  3. Avatar
    Alfred Stöckli am

    Guten Tag,
    Ich verwende seit vielen Jahren einen Pay Pen zum Einlesen der Daten ab den div. Einzahlungsscheinen und der nachfolgenden Zahlung per Internet. Neue Lösung für das Einlesen von QR existieren , dies aber auch nur für Einzahlungsscheine. Per Telefon ist auch keine zukunftsträchtige Lösung. Ideal wäre ein Universalgerät welches, per Kabel die Daten an den PC weitergibt aber anderseits, ohne feste Verbindung zum PC, entsprechend programmiert, auch Codes für Bankzugänge bereitstellt.
    Ist so etwas denkbar?
    Freundliche Grüsse
    Alfred Stöckli

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